Panneau d’affichage surchargé, informations illisibles, mises à jour chronophages : la gestion de l’affichage obligatoire en entreprise est une contrainte administrative pesante pour de nombreux employeurs. Pourtant, dématérialiser l’affichage obligatoire représente aujourd’hui une solution parfaitement légale et beaucoup plus efficace. Écrans dynamiques, bornes tactiles, intranet : plusieurs dispositifs vous permettent de respecter vos obligations réglementaires tout en modernisant votre communication interne. Découvrez comment passer à l’affichage légal numérique sans risque juridique et comment garantir la conformité réglementaire de votre installation.
Affichage obligatoire dématérialisé : que dit la loi ?
La réglementation française autorise explicitement la dématérialisation de l’affichage obligatoire depuis 2016 (cf : Le décret n° 2016-1418 du 20 octobre 2016 simplifie les obligations d’affichage en entreprise).
Pour être conforme, votre affichage dématérialisé doit respecter trois critères impératifs :
- Accessibilité garantie : tous les salariés, y compris ceux sans poste informatique fixe, peuvent consulter les informations
- Visibilité permanente : les dispositifs sont installés dans des lieux de passage (hall, salle de pause, entrées/sorties)
- Lisibilité optimale : taille de caractères suffisante, contraste adapté, consultation aisée
Plus d’obligation de maintenir un affichage au format papier quel qu’il soit.
Toutes les structures sont concernés : boutiques, espaces de coworking, grands magasins, associations, usines, sièges sociaux, restaurant d’entreprises, centres commerciaux, etc.
Quels documents est éligible à l’affichage digitalisé ?
Ces informations peuvent être transmis sous forme d’affichage obligatoire digitalisé :
- Règlement intérieur
- Convention collective applicable et accords d’entreprise
- Horaires collectifs de travail
- Consignes de sécurité incendie et procédures d’évacuation
- Textes relatifs à l’égalité professionnelle femmes-hommes
- Textes sur le harcèlement moral et sexuel
- Textes sur les discriminations à l’embauche
- Ordre des départs en congés payés
- Interdiction de fumer
4 solutions pour dématérialiser votre affichage obligatoire
Écrans d’affichage dynamique
Installez un ou plusieurs écrans dans vos zones de passage stratégiques (hall d’entrée, cafétéria, restaurant d’entreprise, open space…). Les informations peuvent être mises à jour instantanément à distance, sans impression ni déplacement. Utilisez un logiciel d’affichage dynamique présente de gros avantages :
- gestion centralisée si vous disposez d’un entreprise multi-sites
- utilisé l’affichage dynamique pour l’affichage obligatoire et plus largement pour toute votre communication interne
- existe en solution d’affichage dynamique gratuite
Vous ne disposez pas d’écrans ? Pas de panique ! Notre offre d’affichage dynamique avec écrans est aussi gratuite. Rapprochez-vous de notre équipe pour en savoir davantage.
Borne interactive
Cette solution permet aux collaborateurs et vos membres de consulter activement les documents obligatoires par recherche ou navigation dans des menus organisés.
Intranet et espaces collaboratifs
Cette alternative permet aux collaborateurs d’accéder à l’affichage obligatoire dématérialisée directement depuis leur ordinateur, qu’il soit en présentiel ou en télétravail.
Attention : cette solution ne convient QUE si 100% de vos salariés ont accès à un ordinateur ou smartphone professionnel. Elle est inadaptée pour personnel terrain, ateliers, entrepôts sans équipement numérique individuel.
Solutions hybrides combinées
La solution optimale : combiner plusieurs dispositifs pour offrir un maximum de flexibilité à vos collaborateurs ou membres. Cette approche multi-canal garantit que chaque salarié, quel que soit son poste ou sa localisation, accède facilement aux informations obligatoires. Ainsi vous respectez le critère d’accessibilité exigé par la loi.
Mais alors, quels avantages à dématérialiser ?
- Mises à jour instantanées et conformité garantie : Modification législative, changement de médecin du travail, nouvelle convention collective : vous actualisez en quelques clics sans réimpression. Vos informations restent constamment à jour, éliminant le risque de non-conformité lié à des documents obsolètes.
- Économies substantielles : Suppression des coûts d’impression récurrents (papier, encre, plastification), de remplacement des vitrines dégradées et du temps passé à gérer physiquement les affichages. ROI généralement atteint en 12-18 mois.
- Gain d’espace et esthétique moderne : Fini les panneaux surchargés et inesthétiques qui encombrent vos murs. Un seul écran élégant ou une borne design remplacent plusieurs mètres carrés d’affichage papier.
- Accessibilité améliorée : Fonctions de zoom, contraste ajustable, lecture audio pour malvoyants, traduction multilingue : le numérique facilite l’accessibilité pour tous vos salariés, y compris en situation de handicap.
- Traçabilité et preuve de diffusion : Les solutions professionnelles enregistrent automatiquement qui a consulté quels documents et quand. En cas de contrôle inspection du travail, vous prouvez facilement la mise à disposition effective de l’information.
Proxiscreen, votre solution d’affichage obligatoire dématérialisé
La dématérialisation de votre affichage obligatoire ne doit pas devenir un nouveau casse-tête technique. Proxiscreen est notre solution de dématérialisation développée en interne qui vous aide à faire la transition faire de l’affichage légal numérique.
Vous possédez déjà des écrans dans vos locaux ? Notre offre d’affichage dynamique gratuit transforme vos écrans existants en dispositifs conformes pour afficher vos documents obligatoires. Interface intuitive, mises à jour en quelques clics, programmation automatique de vos rotations de contenus.
Vous partez de zéro ? Notre solution d’affichage dynamique avec écrans offerts inclut le matériel adapté à vos espaces (hall, ateliers, zones de pause), l’installation et la formation de vos équipes.
Avec Proxiscreen, vous garantissez :
- La conformité réglementaire de votre affichage obligatoire
- Des mises à jour instantanées de vos documents légaux
- Une gestion centralisée de tous vos sites depuis une seule interface
- Une traçabilité complète pour répondre aux contrôles de l’inspection du travail
Au-delà de l’affichage obligatoire, optimisez toute votre communication interne :
- Découvrez comment automatiser votre communication interne pour gagner en efficacité
Passez à l’affichage obligatoire dématérialisé en toute sérénité. Contactez-nous pour une démonstration personnalisée et un audit gratuit de vos besoins.